ЦНАП: свідоцтво про народження, дублікат та довідки через ЦНАП

Хто може замовити повторне свідоцтво про народження

Повторне свідоцтво про народження замовляє сама людина, якщо вона повнолітня, або її батьки, якщо йдеться про документ дитини. Право на звернення мають також опікуни та представники за нотаріальною довіреністю.

Право підтверджується конкретними документами, і саме на них звертає увагу працівник відділу ДРАЦС:

Хто звертається	Що підтверджує право
Повнолітня особа	Паспорт громадянина України
Батьки дитини	Свій паспорт, свідоцтво про народження дитини або відомості з реєстру
Опікун/піклувальник	Документ про призначення опікою
Представник	Нотаріальна довіреність і власний паспорт

Якщо дитині вже виповнилося 14 років і вона має паспорт, повторне свідоцтво на її ім’я батьки замовляють за її згодою або вона звертається сама.

Підстави для отримання повторного свідоцтва

Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» розрізняє дві ситуації, і від підстави залежить процедура. Повторне свідоцтво видається, коли оригінал втрачено або його неможливо використати. Повторна видача стосується випадків, коли документ зіпсувався під час користування: його приносять до ЦНАП і обмінюють на новий примірник.

На практиці різниця зводиться до того, чи маєте ви зіпсований бланк на руках. Якщо маєте, приносите його і отримуєте новий. Якщо немає, подаєте заяву про видачу повторного свідоцтва, і відділ ДРАЦС робить витяг із Державного реєстру актів цивільного стану громадян або надсилає запит до архіву. Детальніше про обидва сценарії розказано в матеріалі Дублікат свідоцтва про народження: як от.

Необхідні документи для замовлення повторного свідоцтва

Базовий набір мінімальний: паспорт громадянина України та заява. Усе інше залежить від того, хто звертається і де відбулася державна реєстрація народження.

• Паспорт заявника (оригінал, не копія).
• Заява про видачу повторного свідоцтва або про державну реєстрацію народження, якщо йдеться про первинну реєстрацію.
• Документ про родинний зв’язок: свідоцтво про шлюб для другого з батьків, документ про опіку.
• Нотаріальна довіреність, якщо звертається представник.
• Медичне свідоцтво про народження форми 103/о, лише для первинної реєстрації народження, а не для повторного свідоцтва.

Якщо реєстрація народження відбувалася в іншому регіоні або в старих книгах, відділ ДРАЦС може запросити додаткові відомості, тому краще заздалегідь знати дату й місце реєстрації.

Окремий порядок діє для дітей, які перебувають в установах опіки чи в сім’ях прийомних батьків. Згідно з інформацією Міністерства соціальної політики України (перевірено 13.09.2026), до анкети дитини додаються копії свідоцтва про народження, рішення про статус дитини-сироти, висновок про стан здоров’я за встановленою формою та витяг з історії розвитку дитини. Тож якщо свідоцтво дитини втрачено, а вона перебуває під опікою, копії та відомості шукайте спочатку в справі опікуна або в органі опіки.

Як замовити повторне свідоцтво: особисто в ЦНАП/ДРАЦС

Особисте звернення залишається найпростішим шляхом, особливо якщо немає електронного підпису. Звертатися можна до будь-якого ЦНАП або відділу ДРАЦС, не лише за місцем реєстрації народження.

Є один нюанс: якщо ви звернулися не до того відділу, де зберігається запис, працівник формує запит до іншого відділу ДРАЦС або архіву. Це додає часу до стандартного строку виготовлення, тому якщо знаєте точне місце реєстрації, звернення туди економить кілька днів.

Під час прийому ви заповнюєте заяву, сплачуєте державне мито і отримуєте дату, коли документ буде готовий. Готове свідоцтво забирає заявник або представник за довіреністю.

Як замовити повторне свідоцтво онлайн через Дію

Через портал «Дія» заява подається електронно, але потрібен Дія.Підпис: без нього система не прийме підписану заяву. Після обробки заявнику пропонують обрати спосіб отримання документа.

Що потрібно для онлайн-подання:

• обліковий запис на порталі «Дія» з підтвердженою особою;
• Дія.Підпис, який формується безоплатно в застосунку «Дія» після підтвердження особи;
• відомості про актовий запис: дата і місце реєстрації народження.

Якщо Дія.Підпис з якоїсь причини не формується, альтернатива, кваліфікований електронний підпис від акредитованого надавача, який видається на токені або в мобільному застосуванні банку. А без електронного підпису взагалі працює лише особисте звернення до ЦНАП.

Отримання послуг ДРАЦС за кордоном

Українці, які перебувають за межами України, можуть звернутися до закордонних дипломатичних установ, де функціонують відділи ДРАЦС. Там приймають заяви про державну реєстрацію народження та про видачу повторних свідоцтв, а готові документи можна отримати там само або замовити надсилання Укрпоштою вже на території України.

Перед візитом варто уточнити в конкретній установі перелік прийнятих документів. Також нагадуємо, що дані про вже видане свідоцтво можна перевірити онлайн: як це зробити, описано в матеріалі Перевірити свідоцтво про народження онла.

Строки державної реєстрації народження та виготовлення повторного свідоцтва

Заява про державну реєстрацію народження подається не пізніше одного місяця з дня народження дитини. Якщо строк пропущено, реєстрація все одно можлива, але після досягнення дитиною одного року вона проходить за окремою процедурою з додатковими документами, які підтверджують факт народження.

Щодо повторного свідоцтва строки виготовлення залежать від того, де зберігається запис. Якщо звернення до відділу за місцем реєстрації, документ видається швидше. Якщо потрібен запит до іншого відділу ДРАЦС або архіву, строк збільшується на час пересилки та пошуку запису, і точну дату вам повідомлять під час прийому заяви.

Вартість та державне мито

Державна реєстрація народження проводиться безоплатно: мито за неї не сплачується. Платним є лише повторне свідоцтво.

За Декретом КМУ № 7-93 «Про державне мито» мито за видачу повторного свідоцтва про народження становить 0,51 грн. Символьна сума, але реквізити для сплати все одно потрібні, і квитанцію варто зберігати.

Від мита звільняються окремі категорії заявників, зокрема внутрішньо переміщені особи: для підтвердження статусу пред’являється відповідний документ. Точний перелік пільг варто уточнити у відділі ДРАЦС під час подання заяви.

Відмова у наданні послуги та її причини

Відмова має бути письмовою з посиланням на підставу, і Закон України «Про адміністративні послуги» дає право її оскаржити. Типові причини відмови:

• відомості про актовий запис не знайдено в реєстрі або архіві;
• заявник не підтвердив право на отримання повторного свідоцтва (немає довіреності або документа про родинний зв’язок);
• подані документи містять розбіжності з даними Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
• заява підписана без належного електронного підпису.

Якщо відмову оскаржити не вдається або запис фізично втрачено, факт народження підтверджується іншими документами: рішенням суду про встановлення факту, що має юридичне значення, або архівними довідками.

Сценарій: запис втрачено або реєстрація була на окупованій території

Ситуація: народження зареєстрували у відділі, який зараз не працює, або архів знищено. Шаги такі: зверніться до найближчого працюючого відділу ДРАЦС із паспортом і будь-якими наявними документами, що містять відомості про реєстрацію (стара довідка, копія свідоцтва, виписка). Відділ надішле запит до центральних фондів реєстру. Якщо запис не знайдеться, наступний крок: звернення до суду із заявою про встановлення факту народження, після чого на підставі рішення суду реєстрація проводиться наново і видається свідоцтво. Результат: новий актовий запис і документ, з яким можна оформлювати паспорт та інші послуги.

Підтвердження факту народження поза медзакладом

Якщо дитина народилася поза закладом охорони здоров’я, медичного свідоцтва форми 103/о не буде, і факт народження підтверджується іншим документом. Це може бути заява осіб, які були присутні при пологах, або рішення відповідної комісії закладу охорони здоров’я. Після підтвердження факту процедура державної реєстрації народження проходить у звичайному порядку, і заявник отримує свідоцтво про народження.

Результат послуги

Після державної реєстрації народження заявник отримує свідоцтво про народження, а відомості вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Після видачі повторного свідоцтва заявник отримує новий примірник з тим самим актовим записом: дані в реєстрі не змінюються, тому старий бланк, якщо він раптом знайдеться, вважається недійсним для користування.